komunikasi bisnis materi ke 3(Perencanaan Laporan Bisnis)

1. Perencanaan Laporan Bisnis

A.    Pengertian dan Jenis laporan bisnis

           Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakantujuan  perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

    

            Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis).Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 

            Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :

1.      Laporan menurut Fungsinya

                       

a)      Laporan informasional

Laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.

b)      Laporan analitis

laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 

2.     Laporan menurut Subjeknya

           Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh.Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 

3.   Laporan menurut Formalitasnya

           

         Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 

4.   Laporan menurut Keasliannya

            Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik.

a)    Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

b)    Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

c)     Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta.

d)   Laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 

5.   Laporan menurut Frekuensinya

       Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

6.    Laporan menurut Jenisnya

       Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.   Laporan menurut Kegiatan Projek

         Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 

8.  Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

            Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.

Ø  Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta.

Ø  Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

Ø  Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.

Ø  Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B.    Bagian pokok dalam laporan bisnis

I.       Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1.         Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2.      Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3.       Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4.      Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5.       Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6.      Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7.      Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8.      Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

9.      Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10.  Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 

         Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

II.     Isi Laporan 

          Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 

                                             

III.   Penutup 

          Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a. Rangkuman

b. Kesimpulan

c. Rekomendasi

d. Rencana Tindakan

C.  Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

           

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). 

1.      Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.       Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. 

D.  Penulisan laporan singkat

·         Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. 

Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain: 

1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4. Format memo atau surat.

·         Perencanaan Laporan Singkat

          Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

1.     Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.     Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.     Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.     Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

E.  Membuat laporan bisnis yang baik

      

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?

2. Presentasi bisnis

A. Persiapan dasar presentasi bisnis

a.   Penguasaan terhadap topic atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat  penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.       Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.

B. Penggunaan alat bantu dalam presentasi

a. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard) 
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (w hiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun non bisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti loka karya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. 

b.        Flip Charts 
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya.

c.        Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup popular bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Geni graphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik. 

d.      Slide 
Sekitar tahun 1980-an slide cukup popular bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket. 

e. Papan Tulis Elektronik
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor elektrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang barn, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. 

f. Video Cassette Recorder (VCR)
 Video Cassette Recorder (perekamkaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan di Australia, SelandiaBaru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Finlandia, Austria, Belanda, Swiss, Afrika Selatan, Cina, Hong Kong, Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika Serikat, Kanada, Jepang, Taiwan, Filipina, dan sejumlah Negara Amerika Latin); SECAM (digunakan di Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Cekoslovakia, Hongaria, Polandia, danRusia).

g.  Panel LCD Projector
Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar computer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang computer dan bertindak seperti layar computer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop compu­ter.

C. Menganalisa Audience

Terkait dengan analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis, aspek psikologis danas pek kontekstual.

a. Aspek Demografis

Tujuan dari analisis aspek demografis adalah untuk mengetahui siapa yang Anda ajak bicara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.

• Apa latar belakang pekerjaan mereka?
• Apa latar belakang pendidikan mereka?
• Apa posisi mereka dalam organisasi?
• Apa latar belakang agama, ras, suku dan budaya mereka?

b. Aspek Psikologis

Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah untuk mengetahui apa yang dipahami dan yakini oleh audiens sebelum mengikuti presentasi.  Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek psikologis.

• Apa masalah mereka
• Apa yang ingin mereka dengar?
• Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik yang akan disampaikan
• Mengapa mereka perlu mendengarkan topik yang akan disampaikan

c. Aspek Kontekstual

Tujuan dari analisis kontekstual adalah untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda hadapi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek  kontekstual :

• Apakah mereka hadir suka rela atau karena kewajiban ?
• Dimana presentasi dilakukan?
• Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan yang akan digunakan?
• Berapa lama waktu yang diberikan?

3. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1. Ketrampilan Merevisi Pesan

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

1. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan  tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

C. Mengedit format dan layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Pesan – pesan bisnis lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b. Pengorganisasian pesan

Mencakup 3 poin penting, yaitu:

1)    Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2)    Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

3)    Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

    A. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

 Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

B. Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

a) Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b) Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c) Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c). Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d). Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e). Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

4. Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

4. Komunikasi Lisan Dan Negoisasi

 Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

● Pengertian Negoisasi

Negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai  kesepakatan antar pihak yang satu dengan pihak yang lain.

Negosiasi salah satu cara memepengaruhi orang lain

Dalam mempengaruhi orang lain terhadap pendapat kita negosiasi adalah salah satu cara yang baik, karena disana akan terjadi yang namanya persetujuan kedua belah pihak, tanpa adanya paksaan. Tidak dihindari pula dalam negosiasi ini berupa konteks yang monolog (mentoring) jika yang diajak bicara oleh kita adalah orang yang lebih muda ( yang mau diajak monolog). Ataupun dengan jalan pencarian solusi bersama-sama dengan cara kita mengarahkan pada keinginan kita.

Bentuk negosiasi :

1. Negosiasi secara langsung artinya berhadapan langsung dengan kita.

2. Negosiasi tidak langsung, misalnya dengan melalui telepon.

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

● Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

● Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

● Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

● Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

● Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

5).        Komunukasi Tertulis

     Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya :

–  membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

–  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

–  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu :

 a) Adanya peluang untuk mengontrol pesan.

b) Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan  memerlukan uraian sangat detail.

c) Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang.

d) Pesan dapat disebabkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.

Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :

1. Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek, memerlukan penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.

2. Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.

3. Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.

3. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi tertulis secara efektif adalah:

Menciptakan suasana yang menguntungkan.

Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.

Berbicara tentang minat atau awareness di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsur-unsur sebagai berikut :

Tersedianya suatu hal yang menarik minat.

Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.

Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

A. Penulisan Kabar / Berita

Berita salah satu isi suratkabar adalah berita. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), berita adalah, cerita atau keterangan tentang kejadian atau peristiwa yang hangat. Dalam masyarakat kita, berita itu sudah menjadi kebutuhan. 

Masih dalam KBBI, Kabar itu artinya berita. Kabar yang dimaksudkan adalah, berita yang harus disampaikan kepada kawan, dalam bentuk lisan. Tidak jauh beda sebenarnya bahasa lisan dengan bahasa tulisan. Walaupun dalam bahasa lisan, kita bisa memberikan pengantar yang panjang, dengan membumbui berbagai ilustrasi, kemudian baru sampai kepada isi.
Namun berita yang disampaikan secara lisan itu akan lebih baik, jika kita juga memakai lead atau teras, apalagi jika kita beri judul.

Berita suratkabar hanya menyajikan fakta-fakta, tidak boleh beropini. Sedangkan berita di majalah, penekanan beritanya kepada analisis dan cendrung berbentuk feature, semua itu disebut karya jurnalistik. 2.
Seni menulis berita Para pengamat pers cendrung membagi karya yurnalistik dalam bentuk tulisan menjadi tiga: 

1. Stright News, berita terbaru yang dimuat di suratkabar yang juga disebut sebagai spot news ataupun breaking news.

2. News Feature , memperkaya straight news dengan human interest (kemanusian), ini cerita di balik peritiwa dengan mengungkapkan latar belakang dan persspektif dari berita tersebut.

3. Feature orang, media menyebutnya sebagai artikel kreatif, terutama dimaksudkan untuk membuat senang dan memberi in-formasi kepada pembaca tentang suatu kejadian, keadaan atau aspek kehidupan, ini disajikan dengan bahasa yang khas. Berita tersebut terdiri dari;

1. Judul
2. Lead (teras berita)
3. Isi (batang tubuh) 

Judul 
Judul adalah Kekuatan utama dari sebuah berita itu terletak di judulnya. Ketika seseorang melihat Koran di lapak penjualan, mata mereka tertuju kepada judul yang menarik, dari sanalah muncul hasrat untuk membaca berita itu dan tentunya diiringi dengan kerelaan untuk membuka dompet membeli suratkabar tersebut. Judul berita dibuat dengan kalimat pendek, tapi menggambarkan isi berita secara keseluruhan. Usahakan memakai kalimat aktif. 

II. Lead (teras berita)
Setelah judul, isi berita itu bisa dilihat pada lead dan teras berita. Dari lead itulah orang bisa memahami isi berita tersebut. Mereka yang sibuk, cukup hanya dengan membaca lead, mereka sudah tahu isi berita tersebut. Dan dari lead itu pulalah yang mendorong orang ingin mengetahui lebih jauh lagi tentang berita tersebut.
Kunci menulis lead adalah, 5 W + 1 H dan + 1 S. Lima W adalah, What (Apa), Where (Dimana), When (Kapan), Why (Mengapa), Who (siapa) . Satu H adalah How (Bagaimana) Satu S adalah security (keamanan). Lead ini, diambilkan dari yang paling menarik dari suatu peristiwa, sehingga wartawan menyebut juga lead itu sebagai kunci berita. Atau ada juga yang menyebut platuk berita.
Bobot dan kepintaran wartawan dalam menyajikan berita akan terlihat pada kemampuannya dalam menuliskan lead berita. 3. Badan Berita Badan berita, penulisannya lazim disebut dengan teori piramida terbalik. Hal-hal yang pokok dan utama ditempatkan paling atas, sedangkan penjelasan serta keterangan tambahan yang berhubungan dengan berita tersebut dituliskan secara sistimatis dalam badan atau tubuh berita.
Namun penulisan dalam badan berita itu harus terarah dan tidak boleh ke luar dari lead. Dalam piramida terbalik ini sengaja dibuatkan semakin ke bawah, berita tersebut semakin tidak penting. Ini membantu redaktur dalam memotong berita jika tempat tidak tersedia dengan cukup di halaman suratkabar.

B. Korespondensi (surat menyurat)

Pengertian Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

2.    Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

3.    Fungsi Surat

1.    Surat sebagai penyampai pesan.

2.    Surat sebagai wakil.

3.    Surat sebagai bukti tertulis.

4.    Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5.    Alat untuk mengingat.

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7.    Keterangan keamanan.

4.    Ciri-ciri Surat:

1.    Surat adalah pesan tertulis.

2.    Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3.    Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4.    Surat memiliki bentuk yang standar.

5.    Surat memiliki satu pesan inti.

6.    Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

5. Pembagian Surat:

1. Penggolongan surat menurut isinya :

a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.

d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.

e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa

C. PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.

Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .

● MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi yang efektifmengandungempatkomponenpenting, yaitumenetapkankredibilitas, membuatkerangkaargumentasiaudiens, menghubungkanaudiensdenganhal-hal yang logis, danmenetapkanposisiandadenganpengunaanbahasa yang baikdantepat.

Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan reliabilitas. Kredibilitas adalah sejauh mana kita dapat dipercaya oleh orang lain. Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.

Kerangka Argumentasi
Ketika kita cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya, maka kita siap membuat kerangka argumentasi yang diantaranya adalah sebagai berikut.

Attention (Perhatian)
Adalah fase dimana kita harus meyakinkan audiens segera bahwa kita mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan.

Interest (Minat)
Adalah fase dimana kita menjelaskan relevansi pesan dengan audiens.

Desire (Hasrat)
Adalah fase dimana kita membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat bagi audiens.

Action (Tindakan)
Adalah fase dimana kita menyaraknan tindakan spesifik yang kita inginkan kepada audiens

Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan daya pemikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.
Untuk dapat menemukan keseimbangan antara keduanya tergantung pada 4 faktor penting yakni tindakan yang kita harapkan, harapan audiens kita, tingkat resistensi yang harus kita hadapi, dan seberapa jauh kita menjual ide atau gagasan tersebut pada audiens.

Pemikat emosional
untuk melakukan sesuatu kepada audiens, kita dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional sangat kuat.

Pemikat logika
ketika kita memilih pemikat logika, kita dapat menggunakan salah satu dari ketiga jenis alasan berikut.

analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti spesifik menuju bukti spesifik.

Induksi, adalah memberikan alasan dari bukti spesifik menuju kesimpulan umum.

Deduksi, adalah pemberian alasan yang bersifat umum dari kesimpulan yang spesifik.

Pertimbangan etika
Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan baik yang berkaitan dengan manfaat, ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu, sehingga pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide.

MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF

Yang paling penting ketik menyusun permintaan persuasive untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasive perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang baik secara langsung maupun tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca. Bahkan pesan persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca juga dapat dibenarkan. Pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca. Akhiri tulisan anda dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.

Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasive dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.

PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Kedua pesan tersebut memiliki perbedaan yaitu pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Dilain pihak, pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain. Persamaannya, keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik. Keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

Perencanan Pesan-Pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Dalam penyampaian pesan persuasive, mulailah dengan melakukan analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat, dan emosianal mereka.

Langkah selajutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling menarik bagi audiens. Ketika melakukan komposisi pesan-pesan persuasive, fokuskan pada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya pikat bagi audiens.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui brosur, pengiriman surat, sample, kartu, telpon, surat elektronik dan iklan media masa dan elektronik.

Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan 

Kebanyakan surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan persuasif. Ciri – ciri surat tersebut harus mengandung hal – hal berikut.

Menarik Perhatian, dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraph, dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi dari suatu masalah.

Membangun Minat, dengan menekankan titik penjualan produk kepada audiens, dengan menempatkan titik penjualan utama dalam paragraph awal.

Meningkatkan Hasrat, dengan mengungkapakan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau bagan yang lebih menarik.

Memotivasi tindakan, dengan memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut.

Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana
Sebelum menulis surat permohonan bantuan dana, yang perlu diperhatikan adalah kita harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, dengan cara memahami siapa pembaca, bahasa apa yang digunakan, apa manfaatnya, bagaimana latar belakangnya, dal lain – lain

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana, yaitu:

Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik.

Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain.

Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.

Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang diberikan kepada pembaca.

REFERENSI

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/06/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan.html

https://putriningtiassari.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-lisan/

Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

https://panduummat.wordpress.com/2011/03/16/komunikasi-dalam-negosiasi/