DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

1.      Pengertian dan Cakupan Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.  Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat.Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.

Berikut pengertian komunikasi bisnis menurut para ahli :

Pengertian komunikasi bisnis menurut Purwanto : Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Pengertian komunikasi bisnis menurut Katz (1994:4) Komunikasi Bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersil.Komunikasi bisnis’ diartikan sebagai komunikasi yang terjadi dalam dunia bisnis dalam rangka mencapai tujuan dari bisnis itu (Katz, 1994).Istilah ‘bisnis’ dalam konteks ini diterjemahkan sebagai suatu organisasi perusahaan.

Pengertian komunikasi bisnis menurut Rosenbaltt (1982:7): Komunikasi Bisnis adalah pertukaran ide-ide opini, informasi, instruksi dan sejenisnya, yang dikemukakan baik secara personal ataupun nonpersonal melalui simbol atau tanda, untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

Pengertian komunikasi bisnis menurut Persing :Komunikasi Bisnis adalah proses penyampaian arti melalui lambang-lambang yang meliputi keseluruhan unsur-unsur yang berhubungan dengan proses penyampaian dan Penerimaan pesan, baik itu dalam bentuk tulisan, lisan, maupun nonverbal yang dilakukan di dalam suatu organisasi yang membayar orang yang secara bersama-sama memproduksi dan memasarkan barang-barang dan jasa guna memperoleh keuntungan.

● Cakupan / Ruang Lingkup Komuikasi Bisnis :

Ada lima komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :

1.     Pengirim pesan (sender atau komunikator).

2.     Pesan yang dikirimkan (message).

3.     Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).

4.     Penerima pesan (receiver atau komunikan.

5.     Umpan balik (feedback) atau effect.

Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang dibahas dalam proses belajar tersebut.

2.      Unsur-Unsur dalam Komunikasi

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu :

1.     Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi.

2.     Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.

3.     Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4.     Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5.     Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6.     Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Unsur-unsur komunikasi tersebut juga diperlukan dalam komunikasi dalam bidang pendidikan. Hanya saja yang membedakannya adalah tujuan yang akan dicapai disesuaikan dengan kebutuhan dunia pendidikan.

3.      Bentuk Dasar Komunikasi

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1.     Komunikasi verbal

Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :

• Berbicara dan Menulis

Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan.

• Mendengarkan dan Membaca

Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2.     Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis.Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara.Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal.Pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu :

• Menyediakan dan memberikan informasi
• Mangatur alur suatu percakapan
• Mengekspresikan emosi
• Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
• Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
• Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

Dalam prakteknya tentu komunikasi verbal dan non verbal dapat bergabung agar penyampaian sebuah informasi dapat mudah dipahami. Contohnya komunikasi yang dilakukan seorang pemimpin untuk menyuruh bawahannya dimana melalui ucapan dan ekspresi wajah yang tepat akan mempermudah penyampaian maksud dan tujuan yang akan disampaikan sehingga tidak akan terjadi sebuah kekeliruan.

4.      Bisnis dalam Pandangan Komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :

1.     Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.

Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.

2.     Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.

Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :

1.     Kegiatan hubungan antar manusia

2.     Kegiatan hubungan masyarakat

3.     Kegiatan advertensi atau iklan

4.     Kegiatan promosi melalui media elektronik

5.     Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet

6.     Mengembangkan system informasi perusahaan

7.     Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis

 

II. PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Keberhasilan komunikasi di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.

Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.

Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).  Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :

1.     Persepsi

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.     Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula.

1.Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

1. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka dia memasang iklan melalui mass media, memasang website/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan diskon besar-besaran pada produknya.

2. Memberi Persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.

3. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerjasama bisnis.

2. Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah;

1.     Manfaat Eksternal

Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa dampak positif  dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dapat meningkatkan citra perusahaan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

2.     Manfaat Internal

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.

8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;

a). Kemampuan bekerja keras

b). Kemampuan manajemen

c). Kepercayaan diri

d). Kemempuan mengambil keputusan yang sehat

e). Latar belakang akademis

f). Mempunyai ambisi untuk maju

g). Kemampuan berkomunikasi secara efektif

h). Berpenampilan menarik

3.Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor kesalahpahaman yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut :

1.     Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.     Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari miss komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.     Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut.

Singkatnya ada lima hambatan dalam komunikasi, yaitu :

1.     Jenis Kelamin

2.     Usia

3.     Budaya

4.     Pekerjaan

5.     Waktu

4.Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.     Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2.     Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3.     Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

Beberapa hal untuk mengatasi hambatan komunikasi bisnis:

1.     Mendorong iklim komunikasi terbuka, mendorong masukan dan feedback dari karyawan

2.     Menyederhanakan struktur organisasi, mengurangi layer, informasi lebih cepat

3.     Mempromosikan komunikasi horizontal, meningkatkan moral, menambah ide-ide

4.     Membuat pusat isu, karyawan bisa mengkonfirmasi isu yang berkembang

5.     Membuat saluran formal seperti newsletter untuk memuat berita/informasi perusahaan

III.           Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu "Communis" atau "common" dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha mencapai kesamaan makna "commonness", atau dengan ungkapan lain melalui informasi kita mencoba untuk berbadi Informasi , gagasan atau sifat dengan partisipan lain. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah sering kali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Komunikasi adalah salah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan sesuatu yang simbolik seperti isyarat,huruf,nomor dan perkataan yang melambangkan ide-ide yang dapat menyampaikan maksud.

 1.Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :
a. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.     Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

• Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
• Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,
• Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,
• Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
• Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.     Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer).Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.     Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.     Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
b. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

2.Mengelola Komunikasi Bisnis

1. Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

a.    Mengurangi jumlah pesan

·        Manajer perlu menentukan skala prioritas pesan.

·          Satu halaman surat butuh sumber uang / bahan, waktu dan tenaga

·         Berapa biaya meng-edit, mencatat, mengetik dan mengirimkan surat?

·         Sepucuk surat merupakan investasi berharga

b.   Instruksi yang jelas

·        Manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.

·         Komunikator dalam organisasi sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan

c.    Mendelegasikan tanggung jawab

·        Tujuan organisasi bisa tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.

·        Manajer harus bisa mendelegasikan pekerjaan komunikasi kepada bawahannya.

d.   Melatih petugas

·        Komunikator yang baik akan selalu melakukan latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.

·        Organisasi dianjurkan untuk memberikan pelatihan bagi komunikator.

3.Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan

informasi yang akan disampaikan.

1.     Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb

2.     Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan

3.     Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan

4.     Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan

5.     Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.

6.     Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi

Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :

1.     Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah

2.     Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.

3.     Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.

Contoh kasus :

PT Golden Castle , bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami permasalahan antara perusahaan dengan karyawan. Permasalahan ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antara atasan dengan karyawannya. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan

mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan.

Perusahaan manapun pasti pernah mengalami permasalahan internal. Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit. .Mulai dari derajat dan lingkup permasalahan yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen.

Contoh lainnya dari permasalahan yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak permasalahan dalam bentuk demonstrasi dan pemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan besarnya kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi manusia karyawan.

Penjelasan kasus :

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan antara individu akan sering terjadi. Permasalahan yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah kominikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi masalah dalam perusahaan harus benar-benar dipahami management inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul. Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawan dengan atasan yang terjadi karena masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan system yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya: mogok kerja, bahkan demo.

Sehingga untuk mensiasati masalah ini bias dilakukan dengan berbagai cara :

1.  Membentuk suatu system informasi yang terstruktur, agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumungan atau pengumuman melalui loudspeaker.

2.  Buat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancer dan harmonis, misalnya dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi yang dua arah dan intens akan mengurangi masalah di lapangan.

3.  Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan.

Referensi:

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_bisnis

http://fungsiumum.blogspot.com/2013/06/cara-memperbaiki-komunikasi-dalam-bisnis.html

http://groupof3.blogspot.com/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.html

http://nurulfb.blogspot.co.id/2015/03/contoh-kasus-komunikasi-bisnis.html

komunikasi bisnis materi ke 3(Perencanaan Laporan Bisnis)

1. Perencanaan Laporan Bisnis

A.    Pengertian dan Jenis laporan bisnis

           Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakantujuan  perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

    

            Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis).Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 

            Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :

1.      Laporan menurut Fungsinya

                       

a)      Laporan informasional

Laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi.

b)      Laporan analitis

laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 

2.     Laporan menurut Subjeknya

           Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh.Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 

3.   Laporan menurut Formalitasnya

           

         Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 

4.   Laporan menurut Keasliannya

            Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik.

a)    Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

b)    Laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

c)     Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta.

d)   Laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 

5.   Laporan menurut Frekuensinya

       Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

6.    Laporan menurut Jenisnya

       Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

7.   Laporan menurut Kegiatan Projek

         Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 

8.  Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

            Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.

Ø  Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta.

Ø  Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan.

Ø  Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.

Ø  Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B.    Bagian pokok dalam laporan bisnis

I.       Pendahuluan

Dalam bagian pendahuluan ada 10 hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:

1.         Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;

2.      Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis;

3.       Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;

4.      Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;

5.       Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis;

6.      Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;

7.      Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;

8.      Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.

9.      Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

10.  Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. 

         Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

II.     Isi Laporan 

          Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan.Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci.Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 

                                             

III.   Penutup 

          Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a. Rangkuman

b. Kesimpulan

c. Rekomendasi

d. Rencana Tindakan

C.  Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis

           

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). 

1.      Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.

2.       Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. 

D.  Penulisan laporan singkat

·         Karakteristik Laporan Singkat

Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. 

Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain: 

1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.

2. Grafik untuk lebih menekankan tulisan.

3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.

4. Format memo atau surat.

·         Perencanaan Laporan Singkat

          Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :

1.     Preprinted

Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah laporan otoritas.

2.     Surat

Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.

3.     Memo

Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.

4.     Manuskrip

Laporan ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts).

E.  Membuat laporan bisnis yang baik

      

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif 

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?

2. Presentasi bisnis

A. Persiapan dasar presentasi bisnis

a.   Penguasaan terhadap topic atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat  penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.       Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.

B. Penggunaan alat bantu dalam presentasi

a. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard) 
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (w hiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun non bisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti loka karya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. 

b.        Flip Charts 
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya.

c.        Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup popular bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Geni graphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan computer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik. 

d.      Slide 
Sekitar tahun 1980-an slide cukup popular bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket. 

e. Papan Tulis Elektronik
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor elektrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang barn, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. 

f. Video Cassette Recorder (VCR)
 Video Cassette Recorder (perekamkaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan di Australia, SelandiaBaru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Finlandia, Austria, Belanda, Swiss, Afrika Selatan, Cina, Hong Kong, Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika Serikat, Kanada, Jepang, Taiwan, Filipina, dan sejumlah Negara Amerika Latin); SECAM (digunakan di Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Cekoslovakia, Hongaria, Polandia, danRusia).

g.  Panel LCD Projector
Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar computer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang computer dan bertindak seperti layar computer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop compu­ter.

C. Menganalisa Audience

Terkait dengan analisis ini ada tiga aspek yang perlu Anda analisis demografis, aspek psikologis danas pek kontekstual.

a. Aspek Demografis

Tujuan dari analisis aspek demografis adalah untuk mengetahui siapa yang Anda ajak bicara. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek demografis.

• Apa latar belakang pekerjaan mereka?
• Apa latar belakang pendidikan mereka?
• Apa posisi mereka dalam organisasi?
• Apa latar belakang agama, ras, suku dan budaya mereka?

b. Aspek Psikologis

Tujuan dari analisis aspek psikologis adalah untuk mengetahui apa yang dipahami dan yakini oleh audiens sebelum mengikuti presentasi.  Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek psikologis.

• Apa masalah mereka
• Apa yang ingin mereka dengar?
• Sejauh mana tingkat pengetahuan mereka terhadap topik yang akan disampaikan
• Mengapa mereka perlu mendengarkan topik yang akan disampaikan

c. Aspek Kontekstual

Tujuan dari analisis kontekstual adalah untuk mengetahui bagaimana situasi yang Anda hadapi. Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda analisis dari aspek  kontekstual :

• Apakah mereka hadir suka rela atau karena kewajiban ?
• Dimana presentasi dilakukan?
• Bagaimana kondisi ruangan dan peralatan yang akan digunakan?
• Berapa lama waktu yang diberikan?

3. PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1. Ketrampilan Merevisi Pesan

Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan– pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.

pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan.

1. Pesan – pesan Bisnis Tertulis.

A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya

Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan  tersebut mempunyai pengruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.

B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan – pesan bisnis yang mencakup antara lain:

1) Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.

2) Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).

3) Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).

4) Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.

5) Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan.

C. Mengedit format dan layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Pesan – pesan bisnis lisan

Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens

b. Pengorganisasian pesan

Mencakup 3 poin penting, yaitu:

1)    Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

2)    Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan.

3)    Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

    A. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

 Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

B. Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2. Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

C. Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1. Tiga jenis kalimat

a) Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b) Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c) Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2. Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c). Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d). Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e). Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

4. Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.

Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.

4. Komunikasi Lisan Dan Negoisasi

 Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi Lisan adalah komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas konfrensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup (closed cirkit televisi/CCTV).

● Pengertian Negoisasi

Negosiasi adalah proses tawar-menawar dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai  kesepakatan antar pihak yang satu dengan pihak yang lain.

Negosiasi salah satu cara memepengaruhi orang lain

Dalam mempengaruhi orang lain terhadap pendapat kita negosiasi adalah salah satu cara yang baik, karena disana akan terjadi yang namanya persetujuan kedua belah pihak, tanpa adanya paksaan. Tidak dihindari pula dalam negosiasi ini berupa konteks yang monolog (mentoring) jika yang diajak bicara oleh kita adalah orang yang lebih muda ( yang mau diajak monolog). Ataupun dengan jalan pencarian solusi bersama-sama dengan cara kita mengarahkan pada keinginan kita.

Bentuk negosiasi :

1. Negosiasi secara langsung artinya berhadapan langsung dengan kita.

2. Negosiasi tidak langsung, misalnya dengan melalui telepon.

A. Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

● Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

● Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

● Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

● Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

● Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

B. Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara, (3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.

C. Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

5).        Komunukasi Tertulis

     Komunikasi Tertulis adalah komunikasi yang dilakukan melalui tulisan sepertia yang dilakukan dalam surat menyurat melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya :

–  membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

–  membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepadsa pelanggan.

–  membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirimi surat vaduan (claim) kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

–  membuat dan mengirim surat penolakan kerja

Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu :

 a) Adanya peluang untuk mengontrol pesan.

b) Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan  memerlukan uraian sangat detail.

c) Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang.

d) Pesan dapat disebabkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.

Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :

1. Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek, memerlukan penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.

2. Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.

3. Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.

3. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Syarat-syarat untuk berkomunikasi tertulis secara efektif adalah:

Menciptakan suasana yang menguntungkan.

Menggunakan bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti.

Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat di pihak komunikan.

Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang dapat menguntungkannya.

Pesan dapat menumbuhkan sesuatu penghargaan atau reward di pihk komunikan.

Berbicara tentang minat atau awareness di pihak komunikan, dapat dikemukakan bahwa minat akan timbul bilamana ada unsur-unsur sebagai berikut :

Tersedianya suatu hal yang menarik minat.

Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu dengan lainnya, sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.

Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin gangguan dari hal yang dimaksudkan.

A. Penulisan Kabar / Berita

Berita salah satu isi suratkabar adalah berita. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), berita adalah, cerita atau keterangan tentang kejadian atau peristiwa yang hangat. Dalam masyarakat kita, berita itu sudah menjadi kebutuhan. 

Masih dalam KBBI, Kabar itu artinya berita. Kabar yang dimaksudkan adalah, berita yang harus disampaikan kepada kawan, dalam bentuk lisan. Tidak jauh beda sebenarnya bahasa lisan dengan bahasa tulisan. Walaupun dalam bahasa lisan, kita bisa memberikan pengantar yang panjang, dengan membumbui berbagai ilustrasi, kemudian baru sampai kepada isi.
Namun berita yang disampaikan secara lisan itu akan lebih baik, jika kita juga memakai lead atau teras, apalagi jika kita beri judul.

Berita suratkabar hanya menyajikan fakta-fakta, tidak boleh beropini. Sedangkan berita di majalah, penekanan beritanya kepada analisis dan cendrung berbentuk feature, semua itu disebut karya jurnalistik. 2.
Seni menulis berita Para pengamat pers cendrung membagi karya yurnalistik dalam bentuk tulisan menjadi tiga: 

1. Stright News, berita terbaru yang dimuat di suratkabar yang juga disebut sebagai spot news ataupun breaking news.

2. News Feature , memperkaya straight news dengan human interest (kemanusian), ini cerita di balik peritiwa dengan mengungkapkan latar belakang dan persspektif dari berita tersebut.

3. Feature orang, media menyebutnya sebagai artikel kreatif, terutama dimaksudkan untuk membuat senang dan memberi in-formasi kepada pembaca tentang suatu kejadian, keadaan atau aspek kehidupan, ini disajikan dengan bahasa yang khas. Berita tersebut terdiri dari;

1. Judul
2. Lead (teras berita)
3. Isi (batang tubuh) 

Judul 
Judul adalah Kekuatan utama dari sebuah berita itu terletak di judulnya. Ketika seseorang melihat Koran di lapak penjualan, mata mereka tertuju kepada judul yang menarik, dari sanalah muncul hasrat untuk membaca berita itu dan tentunya diiringi dengan kerelaan untuk membuka dompet membeli suratkabar tersebut. Judul berita dibuat dengan kalimat pendek, tapi menggambarkan isi berita secara keseluruhan. Usahakan memakai kalimat aktif. 

II. Lead (teras berita)
Setelah judul, isi berita itu bisa dilihat pada lead dan teras berita. Dari lead itulah orang bisa memahami isi berita tersebut. Mereka yang sibuk, cukup hanya dengan membaca lead, mereka sudah tahu isi berita tersebut. Dan dari lead itu pulalah yang mendorong orang ingin mengetahui lebih jauh lagi tentang berita tersebut.
Kunci menulis lead adalah, 5 W + 1 H dan + 1 S. Lima W adalah, What (Apa), Where (Dimana), When (Kapan), Why (Mengapa), Who (siapa) . Satu H adalah How (Bagaimana) Satu S adalah security (keamanan). Lead ini, diambilkan dari yang paling menarik dari suatu peristiwa, sehingga wartawan menyebut juga lead itu sebagai kunci berita. Atau ada juga yang menyebut platuk berita.
Bobot dan kepintaran wartawan dalam menyajikan berita akan terlihat pada kemampuannya dalam menuliskan lead berita. 3. Badan Berita Badan berita, penulisannya lazim disebut dengan teori piramida terbalik. Hal-hal yang pokok dan utama ditempatkan paling atas, sedangkan penjelasan serta keterangan tambahan yang berhubungan dengan berita tersebut dituliskan secara sistimatis dalam badan atau tubuh berita.
Namun penulisan dalam badan berita itu harus terarah dan tidak boleh ke luar dari lead. Dalam piramida terbalik ini sengaja dibuatkan semakin ke bawah, berita tersebut semakin tidak penting. Ini membantu redaktur dalam memotong berita jika tempat tidak tersedia dengan cukup di halaman suratkabar.

B. Korespondensi (surat menyurat)

Pengertian Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

2.    Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

3.    Fungsi Surat

1.    Surat sebagai penyampai pesan.

2.    Surat sebagai wakil.

3.    Surat sebagai bukti tertulis.

4.    Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5.    Alat untuk mengingat.

6.    Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7.    Keterangan keamanan.

4.    Ciri-ciri Surat:

1.    Surat adalah pesan tertulis.

2.    Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3.    Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4.    Surat memiliki bentuk yang standar.

5.    Surat memiliki satu pesan inti.

6.    Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

5. Pembagian Surat:

1. Penggolongan surat menurut isinya :

a. Surat dinas pemerintahan
Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

b. Surat bisnis
Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

c. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat undangan, surat dsb.

d. Surat legal
Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan berita acara.

e. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi

2. Penggolongan surat menurut tujuan
secara garis besar surat dibagi menjadi 2 jenis tujuan yaitu s. informatif dan s. persuasif.

3. Penggolongan surat menurut wujudnya
Dalam wujudnya kita mengenal s. bersampul, kartu pos, warkat, telegram, e-mail, dsb.

4. Penggolongan surat menurut besarnya audien (orang yang dituju)
a. Satu orang
Contohnya S. Panggilan Kerja, S. Tagihan, S. Peringatan
b. Sekelompok orang
Contohnya S. Edaran, memo
c. Banyak orang
Contohnya S. Pengumuman, S. Semberitahuan,

5. Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaian
Menurut urgensinya, surat bisa dibagi menjadi
a. Sangat penting (harus segera ditindaklanjuti)
b. Penting (perlu ditindaklanjuti)
c. Biasa

6. Penggolongan surat menurut kerahasiannya
Menurut kerahasiannya, surat bisa digolongkan menjadi
a. sangat rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui adanya surat)
b. Rahasia (hanya orang yang dituju yang boleh mengetahui isi suratt)
c. Konfidensial (hanya kalangan tertentu yang boleh melihat isi surat
d. Surat biasa

C. PERENCANAAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.

Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.

Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.

Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .

● MENGEMBANGKAN PESAN-PESAN PERSUASIF

Persuasi yang efektifmengandungempatkomponenpenting, yaitumenetapkankredibilitas, membuatkerangkaargumentasiaudiens, menghubungkanaudiensdenganhal-hal yang logis, danmenetapkanposisiandadenganpengunaanbahasa yang baikdantepat.

Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan reliabilitas. Kredibilitas adalah sejauh mana kita dapat dipercaya oleh orang lain. Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua bentuk dokumen, statistik, jaminan, dan hasil riset merupakan bukti objektif yang dapat mendukung kredibilitas anda.

Kerangka Argumentasi
Ketika kita cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti, dan temuan lainnya, maka kita siap membuat kerangka argumentasi yang diantaranya adalah sebagai berikut.

Attention (Perhatian)
Adalah fase dimana kita harus meyakinkan audiens segera bahwa kita mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan.

Interest (Minat)
Adalah fase dimana kita menjelaskan relevansi pesan dengan audiens.

Desire (Hasrat)
Adalah fase dimana kita membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat bagi audiens.

Action (Tindakan)
Adalah fase dimana kita menyaraknan tindakan spesifik yang kita inginkan kepada audiens

Memilih Daya Pemikat
Kebanyakan pesan persuasif menggunakan daya pemikat dengan logika dan daya pemikat yang emosional untuk melakukan persuasi audiens.
Untuk dapat menemukan keseimbangan antara keduanya tergantung pada 4 faktor penting yakni tindakan yang kita harapkan, harapan audiens kita, tingkat resistensi yang harus kita hadapi, dan seberapa jauh kita menjual ide atau gagasan tersebut pada audiens.

Pemikat emosional
untuk melakukan sesuatu kepada audiens, kita dapat memanfaatkan emosi yang dilandasi dengan suatu argumentasi atau dalam bentuk simpati kepada audiens selama pemikat emosional sangat kuat.

Pemikat logika
ketika kita memilih pemikat logika, kita dapat menggunakan salah satu dari ketiga jenis alasan berikut.

analogi, adalah menggunakan suatu alasan dari bukti spesifik menuju bukti spesifik.

Induksi, adalah memberikan alasan dari bukti spesifik menuju kesimpulan umum.

Deduksi, adalah pemberian alasan yang bersifat umum dari kesimpulan yang spesifik.

Pertimbangan etika
Pelaku bisnis secara etis menginformasikan kepada para pelanggan baik yang berkaitan dengan manfaat, ide, organisasi, produk, atau tindakan tertentu, sehingga pelanggan dapat mengakui betapa baiknya suatu ide.

MENULIS PERMINTAAN PERSUASIF

Yang paling penting ketik menyusun permintaan persuasive untuk suatu tindakan adalah tetap menjaga batas-batas permintaannya. Oleh karena itu, dalam membuat suatu permintaan persuasive perlu perhatian khusus terhadap manfaat yang baik secara langsung maupun tak langsung dalam memenuhi permintaan tersebut.

Permintaan Persuasif untuk Tindakan
Mulailah dengan kalimat yang mampu mengundang perhatian pembaca yang menunjukkan bahwa anda mengetahui sesuatu yang sangat diharapkan pembaca. Bahkan pesan persuasive yang sifatnya memuji atau menyanjung tentang pembaca juga dapat dibenarkan. Pertengahan, gunakan kalimat yang mampu menarik minat dan harapan pembaca. Akhiri tulisan anda dengan suatu permintaan atau permohonan tindakan spesifik.

Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
Kebanyakan surat pengaduan (claim letters) dimulai dengan pernyataan pesan-pesan rutin. Namun demikian, anda juga menulis surat pengaduan persuasive dengan menambahkan bukti tambahan dan menggunakan teknik yang lebih menarik perhatian pembaca.

PENULISAN PESAN-PESAN PENJUALAN DAN PERMOHONAN DANA

Ada dua jenis pesan-pesan persuasive, yaitu surat penjualan (sales letters) dan surat permohonan bantuan dana (fundraising letters). Kedua pesan tersebut memiliki perbedaan yaitu pesan-pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi yang berorientasi pada laba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar mengeluarkan sejumlah uang atas produk mereka sendiri. Dilain pihak, pesan-pesan permohonan bantuan dana biasanya dikirim oleh organisasi nirlaba untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar memberikan bantuan dana atau lainnya kepada pihak lain. Persamaannya, keduanya bersaing untuk bisnis dan kepentingan publik. Keduanya juga berusaha melakukan persuasi kepada pembaca untuk mengeluarkan uang atau waktu untuk menghasilkan suatu nilai tertentu yang ditawarkan.

Perencanan Pesan-Pesan Penjualan
Salah satu tujuan ketika merencanakan pesan-pesan penjualan adalah untuk memperoleh pemahaman secara menyeluruh tentang produk anda. Dalam penyampaian pesan persuasive, mulailah dengan melakukan analisis audiens dan memfokuskan pada bagaimana kebutuhan, minat, dan emosianal mereka.

Langkah selajutnya adalah memilih poin penjualan produk atau manfaat yang paling menarik bagi audiens. Ketika melakukan komposisi pesan-pesan persuasive, fokuskan pada poin penjualan produk yang mampu menjadi daya pikat bagi audiens.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menyampaikan pesan-pesan penjualan, diantaranya melalui brosur, pengiriman surat, sample, kartu, telpon, surat elektronik dan iklan media masa dan elektronik.

Pengorganisasian dan Komposisi Pesan-Pesan Penjualan 

Kebanyakan surat penjualan disusun berdasarkan perencanaan organisasional AIDA yang digunakan untuk penulisan pesan persuasif. Ciri – ciri surat tersebut harus mengandung hal – hal berikut.

Menarik Perhatian, dengan menggunakan kalimat tanya pada permulaan paragraph, dengan menekankan contoh produk terbaru, memberikan ilustrasi, dan memberikan solusi dari suatu masalah.

Membangun Minat, dengan menekankan titik penjualan produk kepada audiens, dengan menempatkan titik penjualan utama dalam paragraph awal.

Meningkatkan Hasrat, dengan mengungkapakan manfaat utama bagi pembaca dalam kata-kata atau gambar, grafik atau bagan yang lebih menarik.

Memotivasi tindakan, dengan memilih media penyampaian surat penjualan kepada pembaca yang memungkinkan mereka memberikan tanggapan atas surat tersebut.

Perencanaan Pesan-Pesan Permohonan Bantuan Dana
Sebelum menulis surat permohonan bantuan dana, yang perlu diperhatikan adalah kita harus mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik, dengan cara memahami siapa pembaca, bahasa apa yang digunakan, apa manfaatnya, bagaimana latar belakangnya, dal lain – lain

Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat permohonan bantuan dana, yaitu:

Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara spesifik.

Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi yang anda sumbangkan kepada pihak lain.

Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang dibutuhkan.

Jelaskan manfaat atau kegunaan donasi yang diberikan kepada pembaca.

REFERENSI

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/06/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan.html

https://putriningtiassari.wordpress.com/2014/11/13/komunikasi-lisan/

Nawangsari, Sri. (1997). Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi.html

https://panduummat.wordpress.com/2011/03/16/komunikasi-dalam-negosiasi/